Bestelleingang überwachen

[Matthias86]

Hallo zusammen,

hat jemand Erfahrung mit einer Lösung zur Überwachung des Bestelleingangs? Unsere Kunden bestellen noch sehr viel mit händisch ausgefüllten Bestellformularen, die dann als PDF-Anhang in einer Email kommen. Teilweise auch lose in einer Email formuliert.
Diese Bestellungen sollen künftig an eine zentrale Bestelladresse gehen "Bestellung@...". Von dort aus soll dann weiter an die zuständigen Sachbearbeiter verteilt werden. Nach Möglichkeit soll automatisch geprüft werden, ob vom gleichen Kunden bereits eine Bestellung doppelt eingegangen ist. Die Sachbearbeiter erstellen die AB im ERP-System und melden die Bearbeitung dann als "Erledigt" zurück.

• Hat schon jemand einen ähnlichen Anwendungsfall umgesetzt?
• Wenn ich Emails die an Bestellung@ gesendet werden automatisch ins Portal bringen möchte, was benötige ich dafür? In der Hilfe zum Connector für MS Exchange steht etwas von einem zusätzlich benötigten Media Gateway. Was kommt da noch alles on Top?

Danke vorab für den Austausch!
Grüße,
Matthias

[Angi556]

Hallo Matthias,

da gibt es bestimmt wieder sehr viele Möglichkeiten.

Du kannst mit dem Exchange-Connector eine zentrale Stelle (z.B. mit einem AD-Benutzer "Bestellung") einrichten, wobei dann aus meiner Sicht die Weiterleitung auch entfallen kann. Vielleicht gibt es dort die Möglichkeit über einen Prozess auch die Verantwortlichen zu benachrichtigen sobald eine neue E-Mail eingegangen ist.

Wir machen das alles über einen Media-Gateway, der ist bei der Intrexx-Installation bereits im Verzeichnis vorhanden, muss jedoch natürlich lizenziert werden.
Zu beachten ist, dass du dich beim Exchange-Connector anmelden musst, außer du besitzt eine Integrierte Windows-Authentifizierung + Kerberos (wobei wir da auch noch ein paar Probleme haben..)

Außerdem stellt sich die Frage was du alles in Intrexx machen möchtest. Möchtest du den gesamten Prozess abbilden? Also die Dateneingabe ins ERP über Intrexx?
Wie soll die Prüfung überhaupt aussehen E-Mail + Datum? Betreff? Manuelle Sichtung was der Kunden die letzten X Tage bestellt hat? PDF-Inhalte vergleichen?

Muss man dort eigentlich nicht viel früher ansetzen? Ist die PDF überhaupt noch Zeitgemäß? Gibt es dort wirklich eine Arbeitserleichterung? Wäre nicht evtl. ein Extranet von Vorteil?

Viele Grüße
Angelina

[Matthias86]

Hallo Angi,

die klar Antwort auf die Frage:

Ist die PDF überhaupt noch Zeitgemäß?

lautet NEIN.
Leider sind unsere Kunden zu einem sehr großen Teil Handwerker, die teilweise sogar noch Bestellungen per Fax schicken wollen. Das ist schon ein Kampf, diesen Kunden zu erklären, dass das künftig nicht mehr geht und wir nicht mehr in der Steinzeit leben. Leider ist meine Erfahrung aus 15 Jahren Vertrieb, dass privat alle das neuste Smartphone haben und im Internet surfen, über Amzaon etc. bestellen und sobald es im Berufsalltag auch digitalisiert werden soll, stellt man sich quer und wehrt sich gegen das "neumodische Glump".
Wir haben ja eine Online-Bestellplattform, aber leider gibt es einige Unverbesserliche die diesen Weg nicht nutzen wollen und aufgrund ihres Umsatz aber durchaus Gewicht haben
Die Dateneingabe bleibt in dem Fall manuell. Das primäre Ziel ist eigentlich nur, dass alles zentral eingehen, aber nichts untergehen soll. Mich würde noch gar nicht speziell auf Intrexx bezogen interessieren, wie andere ihren Bestelleingang organisiert haben.
Ist quasi ein völlig losgelöstes, neugieriges "Wie macht ihr das?". Vll. setzt ja auch jmd. dafür ganze andere Software ein, weil die (nicht falsch verstehen Intrexx ist super) in dem Fall aber besser passt?!

Viele Grüße,
Matthias

[Braas]

Hey Matthias,
ich hab mal einen ähnlichen Fall umgesetzt.
Bei mir ging es um Tickets die auf einen Anrufbeantworter gesprochen wurden und dann als mp3 file per Mail in der IT ankamen.
Ich hab das damals einfach per Outlook-Plugin umgesetzt. Es gibt diverse Mail Plugins, die Anhänge und Text automatisch in einen Ordner speichern können, von da hab ich der per Groovy (fileHelper) einfach in Intrexx importiert und ein Ticket erstellt wo das File schon im Anhang hing.

Dafür bräuchtest du keinerlei Anbindung an den Exchange oder ähnliches.

Grundsätzlich wäre ein Onlineshop oder Extranet-Bestellportal natürlich viel Sinnvolle